Het besturen van een (zee)sleepboot luistert heel nauw. Een kleine fout in het manoeuvreren kan grote gevolgen hebben voor de veiligheid van de sleepboot, het geassisteerde schip of het gesleepte object. Daarom worden sleepbootkapiteins en ‑stuurlui uitvoerig getraind en regelmatig opnieuw beoordeeld volgens strikte, West-Europese regels en de eigen bedrijfsnormen. Kotug traint en beoordeelt de eigen kapiteins en stuurlui maar vervult ook de rol van extern opleider. Inmiddels heeft Kotug zowel intern als voor haar opdrachtgevers, ruim driehonderd kapiteins en stuurlui opgeleid. Bij dat proces is een zo objectief mogelijke beoordeling van groot belang. Managers en opdrachtgevers willen niet alleen goed zicht houden op de kwaliteiten en verbetermogelijkheden van hun personeel, met het oog op veiligheid, kwaliteit en efficiency, maar ook op de progressie tijdens de training en het behaalde resultaat na de training. 

Excel als tussenstap 

Om het trainings- en beoordelingsproces zo objectief mogelijk te maken werd gezocht naar een nieuwe oplossing. Daarbij koos Kotug eerst voor een overstap van een ​‘papieren proces’ naar Excel. Daan Merkelbach – Manager Training & Consultancy Kotug, legt uit: ​“Eerst hebben we alle beoordelingscriteria in een Word-document gezet. Daarbij zijn vaardigheden in de kleinst mogelijke stukjes opgedeeld: zo bestaat ​‘kunnen aanmeren’ uit een groot aantal verschillende handelingen. Al die handelingen van de verschillende onderdelen zijn zodanig als competentie criteria geformuleerd dat je de vragen alleen met ​‘ja’ of ​‘née’ kunt beantwoorden. Vervolgens zijn al die vaardigheden en criteria in een Excelbestand gezet.” 

Nadelen van Excel 

Het Excelbestand is vervolgens gebruikt door de trainers om vast te leggen hoe kapiteins en stuurlui presteren op uiteenlopende competenties, met veel oog voor details. Hoe communiceren ze met de loods, wat is opvallende lichaamstaal (zoals het lichaam meebewegen met de stuurrichting), kunnen ze bochten goed inzetten en de verkregen draaisnelheid op tijd opvangen en knijpen ze wel of niet krampachtig in het bedieningsmechanisme? 

Maar na ongeveer twee jaar werd duidelijk dat de stap naar Excel weliswaar een verbetering was, maar niet houdbaar: voor iedere evaluatie moest een kolossaal, apart bestand worden opgeslagen. ​“Het ging om honderden Excelsheets per jaar. Daar werd IT niet blij van.” 

Ook de veelheid aan complexe informatie vormde een obstakel. ​“Als je snel en duidelijk overzicht wilt hebben op het vlak van competenties, dan werken dashboards met grafieken beter dan tabellen met informatie.” 

We hebben een app nodig! 

Een van de medewerkers van de kwaliteitsafdeling van Kotug had eerder met Sogeti gewerkt rondom de ontwikkeling van een app, dus de stap naar het inschakelen van een specialist voor het bouwen van een beoordelingsapp lag binnen handbereik. Dat traject startte met een driedaagse sessie om de scope te bepalen. Kotug zorgde voor de inhoud, en Sogeti zorgde voor zinvolle aanvullingen en suggesties. Zo heeft Sogeti bijvoorbeeld gezorgd voor een overzichtelijke taxonomie (een ordeningsprincipe) van begrippen: denk aan sets van criteria families, performance families en position families en diverse onderverdelingen daarvan. 

Vervolgens heeft Sogeti een planning gemaakt en is gestart met de bouw van een Power App op het Microsoft Power Platform. Daarbij werkte Sogeti nauw samen met de twee developers van Kotug, die op deze manier direct een ​‘training on the job’ kregen. Het ontwikkelteam heeft een paar keer overleg gehad met Kotug IT om af te stemmen over de randvoorwaarden – denk aan de beschikbaarheid van Microsoft Sharepoint. 

De nieuwe app 

Sogeti en Kotug hebben de Power App samen ingericht, zodat deze precies aansluit op de werkpraktijk van Kotug. In de nieuwe app zijn alle onderdelen en criteria die worden uitgevraagd, te beantwoorden met ​‘ja’ of ​‘née’. Hierdoor zijn trainers beter in staat om iedere kapitein of stuurman op dezelfde manier, op dezelfde criteria en in dezelfde volgorde te beoordelen, hetgeen een maximum aan objectiviteit garandeert. Ook biedt de app voldoende mogelijkheden om aandacht te besteden aan speciale omstandigheden, zoals zware wind, stroming, slecht zicht, golven, of last van zeeziekte. 

In een oogopslag is duidelijk hoe een kapitein of stuurman op bepaalde criteria en vaardigheden presteert, wat de vorderingen zijn en op welke vlakken de kapitein of stuurman wel of (nog) niet voldoende getraind is. Zo zien trainers in een van rood naar groen oplopend diagram hoe iemand op een bepaalde vaardigheid scoort. In een zogenaamd spiderdiagram is zichtbaar welke vaardigheden een kapitein of stuurman wel en nog niet voldoende onder de knie heeft. Met de informatie die tot in detail wordt vastgelegd, kan de manager een onderbouwd beoordelingsgesprek voeren. Trainers en managers kunnen in het Power BI Dashboard rapportages raadplegen en uitdraaien; en ze kunnen aangeven hoe vaak zij automatisch een periodieke rapportage willen ontvangen. 

Zelf uitbreiden van de Power App 

Kotug kan de Power App zelf uitbreiden. Zo voegt het sleepbedrijf momenteel een managementbeoordeling toe. Daarvoor wordt eerst een lijst van criteria opgesteld. Vervolgens hangt Kotug weegfactoren aan elk criterium. Daarmee wordt duidelijk dat de app eigenlijk geschikt is voor het objectief en onderbouwd beoordelen van élke functie. 

In de toekomst wil Kotug een variant van de Power App gebruiken als HR-tool. De voortgang van de training van nieuw kantoorpersoneel kan eveneens met de app goed gevolgd en gerapporteerd worden totdat de trainee de competenties heeft zoals aangegeven in de taakomschrijving. De app kan daarna gebruikt worden voor het borgen van de competenties. Het is dan eenvoudig om te meten en te rapporteren of medewerkers nog aan alle vereisten voldoen of additionele training nodig hebben. 

Outcomes

Wat Merkelbach betreft zit de meerwaarde van de nieuwe app niet alleen in kostenbesparing (het opstellen van managementrapportages is vergemakkelijkt), maar draagt de app vooral sterk bij aan de professionele uitstraling van Kotug. ​“De rapportages van trainingsbureaus in de zeevaart zijn vaak beperkt van opzet. Onze opdrachtgevers krijgen met onze dashboards in een oogopslag inzicht in wat er is beoordeeld, wat goed gaat en op welke punten een kapitein of stuurman moet verbeteren. Onze opdrachtgevers zijn heel erg blij met deze dashboards, die we opnemen in onze rapporten. Het komt uitermate professioneel over; we zijn nog aantrekkelijker geworden voor onze opdrachtgevers. Potentiële opdrachtgevers vragen bijvoorbeeld voorafgaand aan een nieuw contract naar de manier waarop je rapporteert aan het management. Wat we dan kunnen laten zien, draagt er zeker aan bij dat ze voor ons kiezen.”