Naast traditioneel klassikaal onderwijs ontstaat er steeds meer vraag en ruimte voor modulair en ​‘blended’ trainen en opleiden – een combinatie van offline en online opleidingsmodules. Hiermee kun je beter inspelen op individuele leerstijlen en het maakt het volgen van trainingen of opleidingen tijd- en plaats-onafhankelijk. Dat sluit goed aan bij de ambities van NCOI Groep. ​“We zijn geleidelijk aan het veranderen van een aanbieder van producten naar een aanbieder van oplossingen”, aldus 

Toine van Eeden, CIO en lid van de hoofddirectie van NCOI Groep. ​“Die oplossingen zijn gericht op arbeidsmarktmobiliteit: zo faciliteren we dat mensen van de ene functie (of beroep) naar een andere functie (of beroep) kunnen gaan. Of van werkloosheid naar werk.”

CIO met drie rollen 

Van Eeden heeft als CIO drie rollen. Naast ICT is hij ook verantwoordelijk voor compliance en kwaliteitsstandaarden en is hij mede commercieel verantwoordelijk voor de online oplossingen van NCOI Groep. Daaronder vallen Onlin​ea​cad​e​my​.nl (een all you can learn-aanbieder) en Oplei​d​ing​.nl (een platform voor opleidingsaanbod). NCOI Groep timmert hard aan de weg met nieuwe proposities, zoals platform ​‘License to operate’, gericht op het beheer van verplichte bijscholing in uiteenlopende beroepen of Skillstown dat sinds kort deel uitmaakt van NCOI Groep.

De uitdaging van NCOI 

De groeiambities van NCOI Groep vragen om een flexibele backend die het mogelijk maakt om snel nieuwe functionaliteit toe te kunnen voegen vanuit verschillende applicaties. Die backend is essentieel voor de opleider. Een belangrijk onderdeel van het businessmodel van NCOI Groep bestaat kortweg uit het samenbrengen van student, docent en locatie. NCOI Groep heeft jaarlijks zo’n 300.000 studenten die een e‑learningmodule, eendaagse training of complete opleiding volgen. Het ​‘dagelijkse proces’ van NCOI Groep bestaat uit allerlei elementen: ontwikkeling van nieuwe onderwijsconcepten, planning van docenten, planning van locaties, zorgen dat de logistiek op orde is, het beschikbaarstellen van cursusmaterialen, toegang verschaffen tot online omgevingen, het regelen van wettelijke zaken – denk aan alles rondom geaccrediteerde opleidingen waarvoor je dossiers moet bijhouden – tot en met de uitvoering, het beoordelen van werk van studenten, communicatie en het de financiële kant van het proces. Om dit alles in goede banen te leiden, telt NCOI Groep ruim 3.000 medewerkers en een groep van maar liefst 5.500 docenten, voor een groot deel externen die vaak actief zijn in het vakgebied waarover ze doceren. Daarnaast moet een deel van de informatie uit deze processen beschikbaar zijn in portals voor studenten, docenten en medewerkers, waar zij veel zaken zelf kunnen regelen zoals aanmelden, uploaden van documenten, plannen, examinering, enzovoorts. De portals maken deel uit van de omgeving die momenteel bij Endava – al lange tijd de vaste IT-partner van NCOI Groep – in beheer is. 

Nieuwe logica-laag nodig 

“Al deze processen vragen om een soort ERP-achtige omgeving,” legt Van Eeden uit. ​“Het systeem dat we hiervoor hebben is twaalf jaar oud en een typische monolithische applicatie, ontwikkeld door softwarebedrijf ISDC, een van de voorlopers van Endava. Gezien het tempo en de manier waarmee NCOI Groep zich ontwikkelt, was die omgeving aan vervanging toe. Daarbij gaan we niet voor een alomvattende oplossing, maar kijken we naar een hele reeks losse applicaties – een deel zal maatwerk zijn en een deel zal standaardsoftware zijn. Ik begrijp nog steeds niet waarom mensen zo graag alles in één applicatie willen hebben. Onze visie op IT is: bouw applicaties voor groepen gebruikers of specifieke processen.” 

NCOI Groep heeft Endava ingeschakeld om een toekomstbestendige logica-laag te ontwikkelen die onder dit applicatielandschap ligt. Die nieuwe onderlaag met de naam ​‘Falcon’ bestaat grotendeels uit Microsoft-services, die de basis vormen voor alle front-end applicaties die op basis van Mendix worden gebouwd, tevens beheerd door Endava. ​“Dat leidt een totaal andere architectuur dan die bij het eerdere kernsysteem”, aldus Van Eeden. Het doel: een eenvoudiger landschap met een hoge betrouwbaarheid, dat de organisatie wendbaarder maakt. Het opnieuw beginnen in plaats van door-ontwikkelen op het oude kernsysteem vergt een flinke investering, maar levert ook besparingen op van tientallen procenten. Het levert bovendien meer innovatiepotentieel op: het wordt bijvoorbeeld gemakkelijker om functionaliteit rondom het planningsproces te laten ​‘aandrijven’ door kunstmatige intelligentie. Daarmee kan NCOI Groep het model nabootsen dat luchtvaartmaatschappijen hanteren met vliegtuigstoelen: voorspellen welke locatie de grootste kans biedt om een opleidingsklas ​‘vol te krijgen’. 

Onshore team

Het ontwikkelen van alle nieuwe applicaties gebeurt ​‘from scratch’; processen worden daarnaast onder de loep genomen en versimpeld. Bij dat redesign waarbij NCOI Groep beslissingen moet nemen over de nieuwe wereld, kan de opleider helaas nog maar weinig terugvallen op best practices: er zijn niet zo veel vergelijkbare organisaties. Dat is een belangrijk motief om bij de applicatieontwikkeling vast te houden aan onshore outsourcing met korte lijnen. Het ontwikkelwerk wordt gedaan door een team van 50 specialisten van Endava, waarvan 30 developers, veelal gericht op het bouwen van allerlei .Net-componenten. Endava heeft NCOI Groep niet alleen geholpen met de realisatie van verschillende applicaties, maar ook geadviseerd over de architectuur en verschillende API’s ontwikkeld. Daarnaast heeft Endava zorggedragen voor de onderlinge afhankelijkheden, de integratie van de front-end en de backend, alsmede de teststrategie, tests en de releases. 

Andere knip, nieuwe competenties 

In de tijd dat Endava vooral het applicatiebeheer verzorgde, had de dienstverlener een nadrukkelijke regierol. Met het oog op de toekomst wil NCOI echter zelf meer kennis en kunde opbouwen op het gebied van business analyse. Er is daarom veel geïnvesteerd in nieuwe competenties; NCOI doet weer een groot deel van het werk zelf, zoals projectmanagement, business analyse en product ownership. Van Eeden: ​“Omdat we een heel nieuw landschap bouwen, zijn er veel wensen – je hebt al snel de neiging om te veel te willen doen. Daarom zijn we gebaat bij een goed inzicht van kosten en opbrengsten van functionaliteit. Willen we een project afronden of juist nog iets toevoegen?” 

Andere werkwijze, hogere productiviteit 

Het team van Endava verzorgt de ontwikkeling en het beheer, maar daartussen is dus echt een overdrachtsmoment. Het gevolg is dat NCOI beter in staat is zelf te definiëren wat de ​‘softwarefabriek’ in gaat. Dit heeft ervoor gezorgd dat Endava veel productiever kan werken. Endava heeft zelf ook veel bijgedragen aan het productiever maken van de samenwerking, bijvoorbeeld door Kanban toe te passen en het agile werken beter meetbaar en daardoor beter voorspelbaar te maken. ​“Op dit vlak heeft Endava in korte tijd veel toegevoegd,” zegt Van Eeden – en dat heeft wat hem betreft het partnership alleen maar beter gemaakt. ​“Er is een hecht team ontstaan bij Endava. Het verloop binnen dat team is erg laag – blijkbaar vinden ontwikkelaars en beheerders het heel leuk om voor NCOI Groep te werken.” 

Ook heeft NCOI Groep ervoor gekozen om DevOps als technische oriëntatie los te laten. ​“De kern van DevOps is dat iemand die iets ontwikkeld heeft, dat ook zelf moet kunnen onderhouden. Dat vind ik zelf onzin: ontwikkelaars en beheerders zijn twee verschillende bloedgroepen die niet per sé elkaars werk willen doen. We gebruiken dus alleen elementen van de methodiek – agile werken in sprints, daar ben ik wel groot voorstander van,” aldus Van Eeden. 

Opbrengsten

Een groot deel van de applicaties is inmiddels opgeleverd en naadloos geïntegreerd in het IT-landschap. Aanpassingen aan deze applicaties zijn eenvoudiger door te voeren en daardoor goedkoper. Daarnaast bieden de nieuw ontwikkelde applicaties een verbeterde klantervaring, betrouwbaardere processen, lagere kosten en hogere medewerkerstevredenheid. Van Eeden over de nieuwe mogelijkheden: ​“Veel collega’s zien Falcon als een soort eindpunt, maar ik zie het als een begin. Falcon is vooral gericht op ERP- en deels CRM-achtige processen: van verkoop tot aan ervoor zorgen dat er iemand in de klas zit. Maar ook het opleidingsproces zelf gaat sterk veranderen: het wordt digitaler, slimmer, gemakkelijker uit te breiden en er komen nieuwe diensten en functies.” De elektronische leeromgeving is bijvoorbeeld nu in staat om in kaart te brengen hoe iemand leert. Dat geeft NCOI Groep de mogelijkheid na te gaan wat de meest effectieve manier van interactief leren is voor een student: een game, een luisterboek, een online module? ​“We kunnen vanuit een studiewijzer gemakkelijk leercontent toevoegen aan onze lessen, daarbij rekening houdend met de ervaring die iemand bezit of wat iemand al geleerd heeft, waardoor je onderdelen kunt overslaan of juist opnieuw kunt aanbieden. Voor dit soort onderwijsvernieuwingen hebben we nu een basis gelegd.” 

Over anderhalf jaar wil Van Eeden bereikt hebben dat NCOI Groep de efficiency aanzienlijk heeft vergroot. En dat de flexibiliteit om nieuwe overnames te kunnen doen vergroot is; dat er mogelijk ook andere bedrijven op het Falcon-platform kunnen aansluiten én dat NCOI Groep met de inbreng van nieuwe technologie het onderwijs verder kan flexibiliseren en innoveren.