Dat is nodig, want kinderopvangorganisaties worden steeds ​‘digitaler’. Via apps kunnen ouders hun kind aan- of afmelden en de dagelijkse avonturen van hun kroost volgen. Personeelsplanning en andere HR-activiteiten gaan steeds meer digitaal en via apps en er wordt steeds meer belang gehecht aan analyses en Business Intelligence-oplossingen. Er is een grote behoefte aan een integrale oplossing voor het primaire proces en de gehele bedrijfsvoering. Daarnaast is er ook op het gebied van kindontwikkeling steeds meer aandacht voor mediawijsheid. Een kinderopvangorganisatie is echter géén IT-bedrijf. Om datagedreven te kunnen werken moet de organisatie echter wel de informatievoorziening goed inrichten en vervolgens onderhouden. 

De kinderopvang-branche heeft als eigenschap dat er een groot aantal kleine spelers en een klein aantal zeer grote spelers actief is. Daar zit verder weinig tussen. De marges zijn dun, wat met name tot uitdagingen leidt bij de kleinere spelers die ook moeten investeren in een backoffice, marketing, pedagogische knowhow, informatievoorziening. Omvang kan bijdragen aan slagkracht, efficiency en kwaliteit, want de wet- en regelgeving maakt geen onderscheid in formaat van de organisatie. Maar een flinke omvang leidt ook tot logistieke uitdagingen: Humankind heeft bijvoorbeeld 470 locaties en acht regiokantoren. 

Ambities

Humankind wil niet alleen groter worden. De organisatie wil ook toewerken naar een koppositie in innovatie die bijdraagt aan optimale kindontwikkeling. Hoewel kinderopvang primair mensenwerk is, is er een belangrijke rol weggelegd voor technologie. Jeroen Wijnen werkt als externe programmamanager Digitale Transitie al een aantal jaren met ilionx samen. Hij is nauw betrokken bij de afstemming en uitvoering van de dienstverlening – uiteenlopend van operationele kwesties tot en met strategische vraagstukken. In technologieopzicht komt Humankind ​“van ver”, vertelt Wijnen. Daarom heeft de samenwerking met IT-partner ilionx de afgelopen jaren een flinke impact gehad op de organisatie: op het IT-landschap, de mensen en de middelen. 

Applicaties richting SaaS 

De belangrijkste applicaties voor Humankind zijn Kidsvision – gebaseerd op Microsoft Business Central – en Kidsconnect. Deze applicaties draaiden tot voor kort nog op eigen servers in het eigen datacenter, maar zijn eind vorig jaar in samenwerking met ilionx gemigreerd naar de Azure cloud. Op termijn worden ze volledig vervangen door SaaS-oplossingen. Ook de ​‘maatwerk’-software – standaardapplicaties die de afgelopen jaren naar eigen hand zijn gezet, moet worden uitgefaseerd. 

Wijnen: ​“Op het moment dat je software-as-a-service afneemt, moet je afstappen van het idee dat je uniek bent. Dat heeft uiteraard impact op de manier waarop onze bedrijfsprocessen zijn georganiseerd en is iets waar onze organisatie aan moet wennen. Het heeft ook impact op de rol van de IT-afdeling, die nu meer een regie-organisatie wordt. ilionx helpt hierbij in de vorm van excellente dienstverlening en de bereidheid steeds te blijven leren over onze bedrijfsprocessen. Ze komen letterlijk naast ons zitten. Aan onze kant moeten we investeren in meer voorspelbaarheid. Denk aan het anticiperen op fusies en overnames.” 

Niet iedereen is digital native 

ilionx heeft niet alleen op strategisch niveau impact. Ook uitermate praktische zaken zijn de afgelopen jaren aangepakt. Wijnen somt op: ​“ilionx heeft een app ontwikkeld voor onze RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie, de basis voor arbobeleid). Wat voorheen grotendeels op papier ging, is nu vele malen eenvoudiger, effectiever en eenvoudiger geworden voor onze medewerkers. Daarnaast heeft ilionx ervoor gezorgd dat we compliant zijn en sneller reageren op mogelijke bedreigingen. Onderdeel daarvan is de invoering van multifactor authenticatie. Het overgrote deel van onze medewerkers is bezig met kinderen en hun ontwikkeling en heeft weinig affiniteit met digitale technologie. Die combinatie maakt IT-security extra belangrijk.” Andere zaken die ilionx heeft gerealiseerd: een oplossing voor het gemakkelijk en veilig versturen van werkgerelateerde e‑mails – iets wat medewerkers een paar jaar geleden niet konden – en het automatiseren van password resets – iets wat voorheen zo’n 500 maal per maand door IT werd afgehandeld. 

Veranderende rol IT-afdeling 

Wijnen legt uit dat de IT-organisatie van Humankind door alle veranderingen zich steeds minder bezighoudt met beheer van hardware, of het nu om servers of mobiele telefoon of tablets gaat. Dat is allemaal uitbesteed vanuit het oogpunt dat het geen directe toegevoegde waarde oplevert om het zelf te doen. Daar staat tegenover dat de IT-afdeling doorlopend moet nadenken over welke kennis, kunde en capaciteiten er in de toekomst nodig zijn. En over hoe de wisselwerking tussen business en IT verder kan worden ontwikkeld, waarbij de business meer initiatieven neemt op het vlak van digitalisering en ook de IT-partners meer kunnen laten zien. Dit veranderproces gaat niet vanzelf. Wijnen licht toe: ​“De praktijk is weerbarstig. In sommige regio’s waar Humankind werkt, zijn enorme tekorten aan personeel. De vlag gaat uit als er een pedagogisch medewerker is binnengehaald. Binnen de organisatie is er niet altijd voldoende ruimte om rustig te reflecteren op de business: hoe kunnen wij en onze IT-partners onze medewerkers nog beter ondersteunen op het vlak van ontwikkeling van kinderen? Ook ilionx realiseert zich steeds beter dat voor ons daar de toegevoegde waarde ligt.” 

Samen innoveren

Ondanks de hectiek en de waan van de dag ontstaan er zo nu en dan toch mooie nieuwe initiatieven, aldus Wijnen. ​“We hebben een wedstrijd uitgeschreven onder de kinderen van de BSO (buitenschoolse opvang): kom met ideeën voor een app. Kinderen denken echt op hun eigen manier. Die wedstrijd heeft de app Ziejezo opgeleverd. Daarmee kunnen kinderen op de BSO onderling afspreken om buiten te gaan spelen. In Zuid-Holland starten we trouwens ook met een project om kinderen te leren programmeren en te leren werken met video’s en green screens. Er is meer dan alleen spelen in de zandbak.” 

Power BI platform om data driven te worden 

Voor de interne organisatie is samen bereikt dat er een nieuwe power BI-omgeving is opgezet voor allerlei imports en exports op het vlak van HR-data. ​“We willen toewerken naar een BI-praktijk waarbij alle data in een datawarehouse zijn ondergebracht, zodat de business niet in allerlei kernsystemen hoeft te zoeken. Hiermee willen we onze analysekracht versterken: trends destilleren, inzichten bieden. Hoe kan het dat bepaalde regio’s verschillende resultaten laten zien op bijvoorbeeld bezetting, plaatsing en kindstabiliteit?” ilionx heeft hiervoor een dashboard ontwikkeld waarin veel gegevens op een begrijpelijke, uniforme manier bij elkaar komen zonder dat de medewerkers in de primaire systemen zelf hun rapportages moeten draaien. Dat dashboard is ontsloten binnen ONE, een onderdeel van het intranet van Humankind. 

Wijnen tot besluit: ​“Ik durf wel te stellen dat we zonder ilionx nooit zouden zijn aangeland waar we nu zijn. Ook voor de toekomst voorzie ik een belangrijke en actieve rol voor ilionx.”