Open Line en Bunzl: samen digitaal transformeren

Bunzl, een wereldwijde totaalleverancier in Niet Handelsgoederen, heeft de afgelopen jaren meer dan 170 bedrijven overgenomen. In plaats van de IT van alle opco’s te consolideren behouden deze bedrijven veel autonomie. Toch moet ook het applicatielandschap mee met de tijd. Portret van een eigenzinnig bedrijf uit 1854.

Waarschijnlijk ken je het bedrijf Bunzl niet van naam. Maar de meeste mensen komen dagelijks in aanraking met producten die Bunzl als internationaal distribiteur van producten die bedrijven en instellingen nodig hebben voor het uitvoeren van hun dienstverlening. Bunzl koopt deze producten in bij leveranciers en zorgt vervolgens dat deze tijdig geleverd worden aan klanten die actief zijn in de volgende sectoren: zorg, retail, horeca, veiligheid, hygiëne en supermarkten. Denk aan de zakjes waar de versgebakken losse broodjes in gaan, aan de mondkapjes en handschoenen voor de gezondheidszorg of aan koffiebekers en servetten voor de horeca. In sommige gevallen levert Bunzl rechtstreeks aan grotere organisaties, soms aan tussenleveranciers. Het bedrijf, dat al sinds 1854 bestaat, is actief in zes verschillende markten en aanwezig in vijf wereldwijde regio’s.

Bunzl Continental Europe, een van de vijf regio’s, bestaat uit een optelsom van meer dan 55 grote en kleine operating companies (opco’s). Dit zijn stuk voor stuk succesvolle gespecialiseerde bedrijven, die de afgelopen jaren door Bunzl zijn aangekocht. Deze opco’s hebben een hoge mate van autonomie en een eigen P&L – een aanpak die in het DNA van Bunzl zit. Zelfs als het gaat om de IT-strategie hebben deze ondernemingen erg veel vrijheid. Zo is er een shared service center binnen de regio Continental Europe, waar een deel van de opco’s gebruik van maakt. Dat behoeft enige uitleg, want Bunzl heeft een bijzondere historie (zie kader) en strategie. 

Shared service center 

Jos Hahury is Head of IT Infrastructure & Operations voor Bunzl Continental Europe en verantwoordelijk voor het shared service center. Toen ik acht jaar geleden aan boord kwam bij Bunzl, waren er vijftien opco’s bij het shared service center aangesloten. Dat zijn er inmiddels 24, als gevolg van migraties van bestaande opco’s als nieuwe overnames. Deze bedrijven maken allemaal gebruik van hetzelfde ERP-systeem dat essentieel onderdeel is van het shared service center. Maar er is dus ook een flink aantal opco’s dat niet is aangesloten op het shared service center en nog steeds eigen systemen gebruikt. Aan de ene kant zorgt dat voor extra kosten, aan de andere kant ligt dat decentrale, autonome karakter nu juist ten grondslag aan het succes van deze bedrijfsonderdelen. In de vrijheid van de opco’s zit onze kracht. We hebben ook kleine bedrijven aan boord – soms met minder dan tien medewerkers – die om begrijpelijke redenen niet investeren in grote ERP-systemen en voorheen vooral van kleinere of maatwerkoplossingen gebruik maakten. Voor deze opco’s was het juist wel interessant om aan te sluiten op het shared service center.” 

Een mooi voorbeeld van de strategie en cultuur van Bunzl is de overname van een klein succesvolle onderneming in Waalwijk. Jansen Packaging, met Ben Janssen als oprichter en directeur aan het hoofd, levert verpakkingsmaterialen en verpakkingsoplossingen, met name aan het centrale magazijn van bol.com in Waalwijk. Het succes van Janssen Packaging in Waalwijk leidde in 2015 tot de overname door Bunzl. Het bedrijf heeft daardoor zijn vleugels verder kunnen uitslaan, maar opereert nog steeds autonoom en onder eigen naam.

Toch ontkomt ook de IT-organisatie van Bunzl niet aan zaken als de digitale transformatie. De wereld verandert. Wereldwijd is duurzaamheid hoog op de agenda van Bunzl komen te staan,” legt Hahury uit. Onze eindafnemers vervangen plastics bijvoorbeeld door andere materialen. Veel klanten schieten vanuit hun eigen ERP-systeem rechtstreeks orders bij ons ERP-systeem in, maar inkopers doen steeds vaker online zaken. We zijn pas zo’n acht jaar actief met webshops, die naast bestaande EDI-koppelingen zijn gekomen. Door digitalisering krijgen onze customerservice-teams steeds minder contacten te verwerken.” 

Integratie op het IT-landschap

Hoewel Bunzl dus veel vrijheid biedt aan opco’s, zijn er toch bewegingen zichtbaar op het vlak van IT. Bunzl wil de komende jaren overnames blijven doen. Bij bestaande Bunzl bedrijven en bij veel van die potentiële overnamekandidaten zullen de applicatielandschappen de komende jaren veranderen; het aansluiten van die bedrijven op het IT-landschap van Bunzl wordt dus een thema. Hahury licht toe: Ieder jaar waren er wel een of twee bedrijven die zich aansluiten bij het shared service center. Om te komen tot een beter schaalbaar en gemakkelijk uit te breiden ecosysteem was vernieuwing van de hardware in ons eigen datacenter noodzakelijk. We stonden acht jaar geleden voor de keuze: zelf investeren in een nieuw inhouse datacenter of gaan uitbesteden. De noodzaak om te kunnen opschalen en de urgentie om sterk te investeren in security leidde tot het besluit om te outsourcen, ook gezien de lagere TCO.”

Eerstelijns ondersteuning

Bunzl zette een RFP in de markt voor het uitbesteden van de IT-infrastructuur. Vier dienstverleners bereikten de finale, Open Line kwam uiteindelijk als beste uit de bus. Open Line beheert inmiddels al een aantal jaar de hybride cloudomgeving voor Bunzl, want ook de Office365-omgeving draait bij Open Line. We zijn met Open Line een technician-to-technician contract aangegaan. We zorgen dus zelf voor de eerstelijns ondersteuning van onze IT-eindgebruikers. Ondertussen hebben we zelf een DevOps-team opgezet, dat zorgt voor de opbouw van het ecosysteem aan puntoplossingen dat we nu optuigen. Dat team houdt zich met name bezig met het ontwikkelen en implementeren van integraties tussen de verschillende systemen.”

Een schaalbare IT-omgeving

Open Line heeft onze IT-omgeving schaalbaar gemaakt,” aldus Hahury. Daarnaast faciliteert Open Line de digitale werkplekken van de 24 opco’s, inclusief de tweede en derdelijns support, voor in totaal 7 landen.” De verbeterde schaalbaarheid stelt Bunzl in staat om het bestaande ERP-systeem, dat ook in het datacenter van Open Line draait, te ontvlechten. Hahury: Twee jaar geleden zijn we gestart met het vervangen van het centrale ERP-systeem van ons shared service center. Dat wordt stapsgewijs afgebroken en in de cloud weer modulair opgebouwd op basis van best-of-breed oplossingen. Zo werken we aan een ecosysteem van functionaliteiten waar straks alle opco’s naar eigen inzicht op kunnen aanhaken. Denk aan een Warehouse Management Systeem. Dat is nu onlosmakelijk onderdeel van ons oude ERP-systeem, maar dat wordt straks een nieuwe, aparte module in de cloud.”

Cloud first

Kortom, de services die nu in het datacenter van Open Line draaien, zullen geleidelijk naar de publieke cloud gaan. Onze insteek is cloud first. Maar in de praktijk loop je er nog wel eens tegenaan dat een nieuw beoogde puntoplossing een private cloudapplicatie blijkt te zijn, waarbij extra netwerkverbindingen nodig zijn om er mee te kunnen werken.” Op dit vlak sluiten de pragmatische houding van Open Line en Bunzl goed op elkaar aan, aldus Hahury.

Partnership

Gelukkig heeft Bunzl een relatief overzichtelijk en beperkt applicatielandschap. In de 55 opco’s draaien weliswaar 20 verschillende ERP-systemen, maar op andere vlakken is er veel overlap, aldus Hahury. Zelfs als we alle applicaties van alle opco’s zouden standaardiseren, komen we misschien uit op driekwart van de circa zestig applicaties die we nu hebben. In dat opzicht zijn wij geen alledaagse klant en vragen we wel om wat extra aandacht – soms bestaan er bij de 24 opco’s ook 24 meningen. Opco’s willen niet al te veel met IT-beheer bezig zijn, maar die opvatting heeft nog niet geleid tot een strikte strategie om alle IT te centraliseren. Uiteraard is er wel veel standaardisatie doorgevoerd op governance-vlak: denk aan Cyber Security. Belangrijk in ons partnership is het begrip dat Open Line heeft voor de strategie van Bunzl om de autonome opco’s niet in een keurslijf te dwingen.” 

Over Bunzl

De naam Bunzl verwijst naar de oprichter, Moritz Bunzl, die in 1854 een fourniturenhandel begon in Bratislava, tegenwoordig de hoofdstad van Slowakije. Het bedrijf is in zijn geschiedenis meermalen ‘verhuisd’ en heeft ook meerdere malen de primaire business veranderd – zo legde Bunzl zich in 1883 vanuit Wenen toe op het produceren van papier. In 1938 werd het hoofdkantoor verplaatst naar Londen. Sinds de jaren 80 heeft het bedrijf een buy & build strategie met inmiddels meer dan 170 overnames, maar de afgelopen 20 jaar werden de productieactiviteiten afgestoten en is het bedrijf zich gaan toeleggen op groothandelsactiviteiten en logistiek in verschillende B2B-markten. Het bedrijf telt 21.000 medewerkers en is in actief in 31 landen voor 800.000 klanten en daarmee wereldwijde marktleider. Bunzl is beursgenoteerd en boekt een omzet van circa 10 miljard euro. Nederlandse klanten zijn onder meer bol.com, CitizenM, Bijenkorf, Jumbo en de Efteling.