Wanneer zich in een gezin ernstige problemen voordoen, kan de kinderrechter maatregelen afdwingen. Bijvoorbeeld een ondertoezichtstelling, waarbij verplichte hulp en ondersteuning bij het opvoeden wordt geboden. Ook kan een rechter de ouders/​opvoeders het gezag over het kind ontzeggen. Gemeenten zijn – óók financieel – verantwoordelijk voor de uitvoering van jeugdbeschermingstaken, die worden uitgevoerd door speciale gecertificeerde instellingen. Er worden strenge eisen gesteld aan het zware werk van de jeugdbescherming, dat door het grote aantal betrokken spelers complex is geworden. Tegelijkertijd staan jeugdbeschermingsorganisaties vaak onder hoge maatschappelijke druk; sommige instellingen hebben te maken met financiële of kwaliteitsproblemen.

Werken onder een vergrootglas

Ook het werk van Jeugdbescherming Amsterdam ligt onder een vergrootglas. Voor gezinsmanagers is het van groot belang dat zij altijd kunnen beschikken over de juiste informatie. In eerste instantie natuurlijk om hun werk te kunnen doen, maar in toenemende mate moeten Jeugdbeschermingsorganisaties ook verantwoordingsinformatie kunnen overleggen aan externe partijen zoals gemeenten en het CBS of inspecties die regelmatig toetsen. ​“Professionals en managers hebben data en informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen zodat ze kunnen voldoen aan kwaliteitseisen,” vat Joris Foekema, teammanager IT bij Jeugdbescherming Amsterdam, samen. 

Jeugdbescherming Amsterdam werkt met een uitgebreid applicatielandschap met toepassingen voor HR, financiële systemen en informatiemanagement. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van WIJZ, een klantsysteem dat landelijk via Jeugdzorg Nederland ingekocht wordt en ontwikkeld en beheerd wordt door een IT-leverancier. Dit IT-landschap, zo legt Foekema uit, werd de afgelopen jaren steeds duurder. De kosten voor de werkplekomgeving liepen op, de performance van verschillende applicaties liep terug. Foekema licht toe: ​“In 2009, de tijd dat ik begon, kregen medewerkers op warme dagen nog wel eens te horen dat ze niet te veel elektrische apparaten mochten gebruiken, uit angst voor een stroomstoring – zo lastig was het om het eigen serverpark in de lucht te houden.”

Volledige outsourcing

Bij het onvermijdelijke besluit om de IT-omgeving te vernieuwen moest Jeugdbescherming Amsterdam kiezen: ​‘zelf doen of uitbesteden’. ​“We zijn geen IT-bedrijf. Niemand in onze organisatie zit te wachten op een uitgebreide discussie over het vervangen van een netwerkonderdeel. IT moet het simpelweg doen en het moet niet te duur zijn. Wij willen ons bezig houden met ons werk. Uitbesteden bleek het perfecte antwoord,” licht Foekema het besluit van Jeugdbescherming Amsterdam toe. 

De organisatie ging daarom het gesprek aan met SLTN. De bestaande samenwerking is geëvalueerd en als blijk van het wederzijds vertrouwen is het contract verlengd en de samenwerking geïntensiveerd. Onderdeel van het nieuwe contract is naast volledige outsourcing (hardware, software en diensten) ook de implementatie en uitrol van een nieuwe werkplek, gebaseerd op Office365 en SharePoint. Ook heeft SLTN de organisatie geholpen bij de migratie van het applicatielandschap naar de cloud, zodat toepassingen nu worden ontsloten via een geïntegreerd portal. ​“SLTN heeft een belangrijke rol in dit proces vervuld, als sparringpartner en als adviseur”, zegt Foekema. ​“Het is fijn om samen te werken met een serviceprovider die de organisatie begrijpt en meedenkt over de impact van IT.” 

Informatiebescherming

Informatiebescherming is een belangrijk element in de dienstverlening van SLTN. Regelmatig laat Jeugdbescherming Amsterdam een penetratietest uitvoeren om de informatiebeveiliging te toetsen. Jeugdbescherming heeft een eigen security officer aan boord en werkt daarnaast samen met partijen die ondersteuning bieden op het gebied van NEN7510-compliance, een Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Een groot deel van de operationele beveiligingstaken wordt uitgevoerd door SLTN. Daarnaast betrekt de serviceprovider de security officer van Jeugdbescherming proactief bij ontwikkelingen, kwaliteitseisen en actuele dreigingen en andersom. 

Een concreet voorbeeld hiervan is de Citrix-crisis van een jaar geleden. Foekema licht toe: ​“Ik zag andere organisaties worstelen met het nemen van een beslissing omtrent Citrix: uitzetten, behouden, wijzigen? Voor ik het wist, had ik SLTN aan de lijn, waarbij haarfijn werd uitgelegd welke maatregelen genomen waren, wat alternatieve opties waren en wat er onder controle was gebracht. Ik heb geen moment hoeven twijfelen over de te nemen acties. Verder ontvang ik ieder kwartaal een security-rapport waar tot in detail uitgelegd staat welke systemen er op welke manier gemonitord worden, welke aanpassingen op dreigingen zijn gemaakt, en wat de status is van onze technische devices.” 

Innoveren

SLTN heeft daarnaast de opdracht om Jeugdbescherming Amsterdam te ondersteunen bij de innovatieagenda. Hiertoe is een innovatieplatform ingericht met medewerkers van zowel Jeugdbescherming als SLTN. Beide partijen houden regelmatig sessies waar ontwikkelaars en beheerders brainstormen over innovatie en informatiebeveiliging. Foekema: ​“Ik vraag SLTN hierbij nadrukkelijk om zo kritisch mogelijk te zijn op alle mogelijke risico’s: hoe testen we de gevaren en wat zijn mogelijke oplossingen? Creatieve ideeën zijn leuk, maar gevoelige systemen dagelijks voor honderden mensen up-and-running houden, is iets anders”. 

Een kritisch partnership

Ook verwacht Foekema dat SLTN zich kritisch opstelt richting de klant. ​“We hebben uitgesproken dat we een kritische partner willen en niet een partij die wacht tot wij de opdracht geven. Wij doen zelf het hands on werkplekbeheer, day-to-day informatiemanagement en het functioneel beheer van applicaties. We hebben als bescheiden IT-team van zeven medewerkers een leverancier nodig die het zegt wanneer we fouten maken of belangrijke dingen dreigen te vergeten. Veel leveranciers vinden dat moeilijk, omdat ze bang zijn de klant voor het hoofd te stoten. Het vraagt lef en vertrouwen. Het verlengen van ons contract is een bevestiging van dat vertrouwen.”