Zorginstituut Nederland maakte voorheen gebruik van een eigen on premise datacenter met meer dan honderd servers, ruim honderd applicaties en ruim zeshonderd virtuele werkplekken. De capaciteit van het interne IT-team van het Zorginstituut was echter beperkt, waardoor steeds vaker een beroep moest worden gedaan op externe specialisten. Door verouderende apparatuur en de groeiende complexiteit van het IT-landschap werd het beheer bovendien langzaamaan moeilijker en duurder.

Niet meer alles zelf doen 

“Tegenover een organisatie van zeshonderd medewerkers en honderdtwintig servers kun je geen groot intern IT-team zetten dat expertise heeft op alle aandachtsgebieden – van security, netwerk, storage tot en met applicaties. Zorginstituut had lange tijd een eigen team dat vrij breed inzetbaar was maar het gebrek aan ervaring en kennis was vanuit risico-overwegingen op een gegeven moment niet meer verstandig”, aldus Guido Scheenhart, als project- en contractmanager nauw betrokken bij inkoop en aanbestedingen. ​“Om de eigen kwetsbaarheid te beperken en de continuïteit beter te garanderen, hebben we besloten uit te besteden. Het is dus niet zo dat kostenbesparingen het primaire argument waren. Al wilden we met het uitbesteden van het beheer van de IT-infrastructuur – van capex naar opex – óók bereiken dat er beter op kosten kon worden gestuurd.” 

Op zoek naar een passende partner 

Met het oog op de toekomst en de beveiligingseisen van de overheid, zocht het Zorginstituut een ervaren IT-partner aan wie het datacenter kon worden uitbesteed. Dat moest een partner zijn met een bewezen staat van dienst op het gebied van informatiebeveiliging en continuïteit. 

Scheenhart licht toe: ​“IT is mensenwerk. We zochten een partner met een vergelijkbare schaalgrootte, die gevoelsmatig dicht bij onze eigen organisatie lag. Solvinity won de aanbesteding met een heldere presentatie en een passende oplossing.”

De migratie

In september 2019 werd een begin gemaakt met de Lift & Shift-migratie naar de private cloud van Solvinity, die in vier maanden tijd binnen budget en planning werd opgeleverd. ​“We hebben nog een paar kleine nazorgpuntjes gehad, waardoor we uiteindelijk de oplevering in maart hebben afgerond,” vertelt Scheenhart, ​“maar over het algemeen kunnen we rustig stellen dat de migratie opvallend soepel is verlopen.” 

Die soepele migratie schrijft Zorginstituut Nederland ook toe aan een gedegen voorbereiding gedurende bijna twee jaar. Daardoor kwam Solvinity, dat strenge eisen stelt aan de omgevingen die het migreert naar de eigen datacenters, bij de transitie vrijwel geen verrassingen tegen. ​“Wij hebben goed inzicht in onze infrastructuur”, aldus Scheenhart. ​“Alle componenten zijn altijd tijdig gepatcht en geüpdatet waar dat nodig en mogelijk is.” 

Samenwerking

Na de migratie van het serverpark en de applicaties heeft Solvinity het technisch beheer van de infrastructuur en de applicaties op zich genomen. Ook levert Solvinity diverse management- en controlevoorzieningen, waaronder vulnerability-tests, uitwijktests, logging, hardening en een duidelijk (security)patch-proces. In de dual datacenter-oplossing die voor het Zorginstituut is ingericht, is een beveiligde netwerkinfrastructuur gebouwd waarin meer dan honderd virtuele machines en honderden virtuele werkplekken zijn ondergebracht. De applicaties en de werkplekken vallen onder het beheer van een vast klantteam bij Solvinity. 

Dezelfde werkethiek

Er wordt constructief samengewerkt. De beide teams hebben wekelijks overleg en weten elkaar ook ad-hoc goed te vinden. Tevens zorgen beide partijen voor regelmatig tactisch en strategisch overleg, en houden de architecten eveneens goed contact. Solvinity verzorgt daarnaast geregeld aanvullende sessies voor engineers en medewerkers, rond thema’s als Security & Compliance, Innovatie en Klanttevredenheid. Het succes van de samenwerking hangt voor een belangrijk deel af van de beide culturen die overeenkomen. ​“We hebben dezelfde werkethiek en motivatie: geen gedoe met ​‘schiet maar een change ticket in’, maar gewoon aanpakken. De wetenschap dat we gerust ook ​‘s avonds iemand kunnen bellen als dat nodig is, betekent veel voor ons”, stelt Scheenhart. 

Regierol voor Zorginstituut 

Daarbij zit het Zorginstituut duidelijk in de regierol. ​“Hoewel het overgrote deel van de IT – tot en met het technisch applicatiebeheer – is uitbesteed, bepalen wij bijvoorbeeld wanneer de updates plaatvinden of waar onderhoud nodig is. Solvinity regelt de uitvoering en bepaalt hoe dat het beste gedaan kan worden.” 

Een goed voorbeeld van de samenwerking is dat Solvinity aan het begin van de samenwerkingsperiode op verzoek van het IT-team van het Zorginstituut de eigen manier van het inrichten van processen heeft losgelaten. 

Kosten onder controle 

Daarnaast heeft het Zorginstituut goede controle over de kosten. ​“Met de uitbesteding van de infrastructuur hebben we in feite een extern datacenter: we weten wat in welk rek hangt en wat waar draait. Omdat wij een dedicated oplossing hebben, kunnen we de kosten goed voorspellen. Binnen het Zorginstituut is nu nog geen behoefte aan het snel en flexibel kunnen afnemen van servers – bijvoorbeeld voor pilots en experimenten. Het uitschakelen van resources als we ze niet nodig hebben, dat speelt bij ons niet. Over het algemeen is tachtig tot negentig procent van de IT bij bedrijven stabiel en voorspelbaar. Ook ons applicatielandschap is niet voor drie jaar maar voor langere tijd zeker. We nemen dus diensten af voor de lange termijn. ​‘P maal Q’ en per maand afrekenen klinken aantrekkelijk, maar er zijn veel organisaties die de kosten plotseling enorm zien toenemen. Wij hebben de kostenprocessen goed ingericht, dus we komen niet voor verrassingen te staan.”