Nederland loopt wereldwijd voorop in adoptie van de publieke cloud. Met de overstap zou je flink kosten kunnen besparen. Helaas blijkt in de praktijk dat de cloudrekeningen blijven oplopen en er onvoldoende flexibiliteit is ingebouwd om de kosten snel en structureel te verlagen. Wat is cloud governance en wat kun je doen aan cloud bill shock?

Het Nederlandse bedrijfsleven behoort tot de wereldwijde koplopers in adoptie van de publieke cloud. De coronapandemie versnelt die acceptatie. Volgens onderzoeksbureau Gartner groeien alleen al in 2021 de wereldwijde uitgaven aan openbare clouddiensten met 18% – een toename van meer dan $ 300 miljard. De beweging naar de publieke cloud is al enkele jaren geleden ingezet met het ​‘leegmigreren’ van eigen datacenters. Waarom kapitaal uitgeven aan hardware en bijbehorende software wanneer servercapaciteit als een dienst is te huren? Zie hier de primaire reden van veel CIO’s om – na enige aarzeling – de publieke cloud vol overgave te omarmen.

De exponentiële groei van e‑commerce, videostreaming, online onderwijs en zorg op afstand zouden niet mogelijk zijn geweest zonder publieke cloud. Daarnaast groeit het gebruik van cloudnative innovaties, zoals robotica, kunstmatige intelligentie en Internet of Things. Kortom, de afhankelijkheid van publieke cloudplatforms is groot. Bedrijven refactoren hun monolithische softwareapplicaties tot modulaire microservices die in de publieke cloud geautomatiseerd worden beheerd. Het oneindige spel in de cloudreis is waardecreatie: sneller, wendbaarder, goedkoper en disruptiever. Cloud is dus al veel meer dan ​‘there is no cloud, just someone else’s computer’: de 1.0‑versie van Infrastructure-as-a-Service (IaaS) om sec kosten te verlagen.

Mooie beloftes

De belofte was zo mooi aan het begin van de trend naar cloud: de overstap van eigen, kapitaalintensieve datacenters naar hyperscalers als AWS, Microsoft Azure en Google zou significante kostenvoordelen opleveren. En iedere CIO ziet, als het gaat om IT-kosten, nu eenmaal graag ​‘meer voor minder’, voorspelbaarheid in kosten en het snel kunnen verlagen van de kosten. 

In de praktijk voldoet het avontuur van de overstap naar de publieke cloud veelal niet aan deze drie wensen. De cloudrekeningen blijven oplopen, budgetoverschrijdingen komen regelmatig voor als ​‘verrassingen’ en er is onvoldoende flexibiliteit ingebouwd om kosten, indien nodig, snel en structureel te verlagen.

Menig CFO heeft zich bij de afsluiting van boekjaar 2020 dan ook afgevraagd of die stijgende kostenlijn zich doorzet. Zijn we met de publieke cloud toch duurder uit? Wat gaat hier mis? En hoe kunnen we snel bijsturen met kostenreducties? Cloud bill shock is een nieuwe vorm van hoofdpijn voor de CIO – en daarmee ook voor de CFO. 

Wie geconfronteerd wordt met cloud bill shock, wil het liefst keihard op de rem trappen. Als er niets verandert, stokt de digitale transformatie – simpelweg omdat organisaties geen grip krijgen op de kosten en geen zicht hebben op de concrete waarde. Het is dus de hoogste tijd voor een gesprek tussen de CIO en de CFO over cloud economics. Tot wel twee derde van de rekening van de publieke cloud gaat ​‘op’ aan compute. Wanneer je je daarvan onvoldoende bewust bent en het op- en afschalen niet volledig hebt geautomatiseerd, groeit de cloud waste vanzelf. Na de migratie valt ​‘het stil’, omdat het veranderproces niet een minor change is die volledig natuurlijk verloopt, maar moet worden afgehandeld door de change advisory board (CAB).

Oorzaken

Wat zorgt ervoor dat de kosten te hoog worden? Een greep uit de oorzaken: structurele oversizing (omdat dit de reflex is vanuit het oude denken: zorg dat je ruim in je jasje zit zodat je niet hoeft terug te komen voor extra budget), het niet effectief accepteren en alloceren van verzoeken voor verwerkingscapaciteit (omdat niemand daar echt verantwoordelijk voor is) en het niet gebruikmaken van kortingsregelingen (oplopend tot veertig procent bij driejarige commitments). Vooral ​‘het laten lopen van de kraan’, oftewel het vergeten uit te zetten of verwijderen van niet-gebruikte capaciteit en back-ups, komt regelmatig voor en laat zien dat cloud cost management een nog onderontwikkelde competentie is. Waar je met investeringen in eigen datacenters altijd uitging van overcapaciteit, vergt het afnemen van publieke clouddiensten het sturen op ​‘altijd net genoeg’. Het probleem van cloud bill shock is meestal een kwestie van de eigen verantwoordelijkheid.

Magische toverballen

De voordelen van de publieke cloud zijn navenant: enorme schaalbaarheid, hoge beschikbaarheid en ongebreidelde innovatiesnelheid met toepassingen die je ​‘uit de muur kunt trekken’, zoals machine learning voor patroonherkenning op grote hoeveelheden data. Maar de onaantrekkelijke waarheid is dat veel organisaties in hun onstilbare honger naar publieke cloud een belangrijke competentie over het hoofd hebben gezien: kostenmanagement. AWS en Azure zijn net als de magische toverballen van Willy Wonka: ze veranderen constant van kleur en smaak. Bijna elke dag komen er nieuwe oplossingen beschikbaar die kunnen zorgen voor nieuwe businesstoepassingen, kostenverlagingen en innovaties.

Oplossingsrichtingen

De hoofdpijn die cloud bill shock veroorzaakt, is weg te nemen. Het probleem van cloud bill shock is meestal een kwestie van de eigen verantwoordelijkheid van de patiënt. Het medicijn is het aanpassen van je levensstijl aan de wereld van publieke cloud door maximale transparantie in zowel de kosten als de kostenveroorzakers. Doel is niet alleen kosten te besparen, maar vooral onnodige kosten te voorkomen.

De drie hoofdvragen vanuit governance zijn: ​‘doen we de juiste dingen?’, ​‘doen we die op de juiste manier?’, en ​‘hoe weten we dat dan?’. In de context van publieke cloud worden de hoofdvragen: ​‘gebruiken we publieke clouddiensten zoals het bedacht is?, ​‘hebben we daarvoor de juiste diensten aangeschakeld?’ en ​‘blijkt uit de rapportages wanneer diensten niet meer nodig zijn?’.

Essentieel is ook dat de kosteninformatie beschikbaar is voor de mensen die aan de knoppen zitten. Autonomie in DevOpsteams vraagt juist om transparantie in de kosten. Vaak vereist dit een cultuuromslag binnen teams waarbij wordt geaccepteerd dat de gebruiker betaalt – en de gebruiker óók verantwoordelijk wordt gehouden voor onnodige kosten én de gebruiker begrijpt hoe hij kosten kan verlagen. Dat gaat niet zonder begrip van cloud economics.

In het gesprek tussen CFO en CIO gaat het om vier hoofdvragen: ​‘verlagen we capaciteit als dat kan?’, ​‘zitten we op de nieuwste versies?’, ​‘hebben we gebruikgemaakt van beschikbare kortingsregelingen en bulkkortingen?’ en ​‘hanteren we de juiste afschrijvingsmodellen?

Capaciteit verlagen

Veel van wat bedrijven in de publieke cloud hebben ondergebracht, staat bijvoorbeeld ook ​’s nachts door te zoemen. Op deze manier verstookt de BV Nederland onnodig veel cloudcapaciteit én geld. Als CFO’s nog op zoek zijn naar concrete acties om grip te krijgen op de public cloud, is een ervan het concreet maken van cloud economics. De ervaring leert dat het aanstellen van een cloudanalist zich heel snel terugbetaalt: uit ervaring leidt dat tot besparingen tussen de 25 en 40 procent op de maandfacturen. Wanneer de kostendiscussie onder controle is, komt er méér ruimte om met digitale transformatie de topline te verbeteren, oftewel het genereren van nieuwe economische waarde. Waarde gaat enerzijds over een kortere time-to-market (T2M) dan de concurrentie en anderzijds over een betere ability-to-innovate (A2I) om te kunnen meebewegen in disruptieve markten. 

Afschrijven

Er is de afgelopen decennia bij CFO’s een mindset ontstaan dat het loont om langdurig gebruik te maken van af te schrijven hardware zoals datacenters: sweating the assets. Waarom peperdure nieuwe investeringen doen als alles ook na enkele jaren nog lekker zoemt en snort? In de wereld van publieke cloud is het precies andersom: je huurt hardware en moet meeliften op Moore’s Law: bijna elke twee jaar verdubbelt de rekenkracht en halveren de kosten. Wie niet tijdig betere en goedkopere machines huurt in de publieke cloud, betaalt de hoofdprijs bij een natuurlijk stijgend verbruik. Het vasthouden aan eerdere platformkeuzes bij hyperscalers betekent automatisch achterlopen: je loopt zowel innovatiemogelijkheden als kostenvoordelen mis. Met vrijwel dagelijkse technologieveranderingen loont het dus om op het vinkentouw te zitten. 

‘Onverwachte’ kosten

Een cloudreis begint veelal met het leeghalen van eigen datacenters, vaak met de platte migratie van virtuele machines. Hoger in de waardeketen (en later in de reis) zit de echte innovatieversnelling. Grip krijgen op de eigen cloudreis begint bij de non-functionals. Dit zijn de eisen die aangeven hoe goed, snel, betaalbaar en betrouwbaar het geheel moet zijn. Beschikbaarheid, continuïteit, veiligheid, controleerbaarheid, kostenbesparing en kostenvoorspelbaarheid zijn belangrijke non-functionals voor een succesvolle cloudreis. 

Inzicht in kostenopbouw

Het centraal beleggen en sourcen van kostenmanagement is een must. Dat begint met het benoemen van cloudanalisten. Die onderzoeken, rapporteren en optimaliseren het efficiënt gebruik van de cloud vanuit verschillende financiële invalshoeken, zoals kostendrijvers, kostenvermijding en kostenplaatsen. Deze nieuwe rol past binnen een op te zetten (of te sourcen) cloud center of excellence (CCoE). Het grote verschil tussen de rol van cloudanalist en de rol van cloudarchitect is dat de focus van de analist geheel ligt op de total cost of ownership (TCO). Door het gebruik van cloudmanagementdashboards en doorbelasting (het principe van ​‘de vervuiler betaalt’) is een cloudanalist in staat overzichtelijke rapportages te maken voor alle stakeholders en bewustwording te creëren. Een cloudarchitect daarentegen heeft kennis van de business, evangeliseert de nieuwe mogelijkheden en draagt bij aan het succes van de cloudstrategie door de juiste architectuurprincipes en heldere keuzes. Twee tot drie cloudanalisten (als onderdeel van een guild voor cloud economics) op 150 tot 250 ontwikkelaars is een goede maatstaf. Zie de cloudanalist als verzekeringspremie: zonder goede cloud economics strandt je reis mogelijk op de rotsen. Organisaties hebben twee opties: cloud economics zelf beleggen binnen een CCoE of deze rol onderbrengen bij een IT-provider. Kostenvermijding en effectieve doorbelasting (‘de vervuiler betaalt’) is een belangrijke economische variabele om mee te nemen in het ontwerp van de KPI’s.