De kosten van publieke clouddiensten: wie bepaalt en wie betaalt?

Nederland behoort, samen met de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk, tot de wereldwijde kopgroep als het gaat om cloudadoptie1. Dit jaar zal in Nederland naar verwachting 11,5 procent van alle uitgaven aan zakelijke IT worden gespendeerd aan publieke cloud­diensten. In 2017 was dat nog minder dan vier procent. Ook in de boekhouding is de opmars van de cloud terug te vinden; de rekeningen voor het gebruik van allerlei clouddiensten lopen fors op.

De belangrijkste redenen om de stap te maken naar publieke clouddiensten zijn de ongekende schaalbaarheid en de inno­vatieve oplossingen die je als bouwblokken uit de muur’ trekt. Dat leidt tot sneller bewijs dat nieuwe concepten werken en een verkorting van de time­-to­-market van nieuwe functionaliteiten. Die hogere inno­vatiesnelheid wordt ook ondersteund door werkwijzen zoals DevOps en agile werken. De combinatie agile en cloud stelt de business in staat om zelf aan de knoppen te zitten – in veel gevallen begint innovatie daardoor letterlijk met het trekken van een creditcard om iets nieuws uit te proberen (zie kader Aegon: gewone kosten en bijzon­dere kosten op).

In de publieke cloud is geld uitgeven een­voudig. De keerzijde daarvan is dat kosten­beheersing een steeds grotere uitdaging wordt. Inkopers missen een deel van de controle, omdat softwareontwikkelaars financiële verplichtingen aangaan zonder de consequenties goed te kunnen overzien. In een wereld met eigen datacenters en zelfontwikkelde kernapplicaties was budgetteren overzichtelijk. Maar in de cloud wereld kunnen de voordelen van gunstige tarieven voor standaarddiensten zo maar wegvallen tegen torenhoge kosten voor data-intensieve services. 

CLOUD BILL SHOCKONTSTAAT ALS HET ONTBREEKT AAN EEN GOED PROCES WAARMEE DE KOSTEN VAN DE CLOUD GECONTROLEERD KUNNEN WORDEN

Een woud aan opties 

Bijna alle kosten in de wereld van cloud zijn variabel. Amazon Web Services alleen al heeft een gigantisch aantal keuzes in de vorm van meer dan 10.000 productopties, ofwel stock keeping units. Deze kunnen allemaal direct worden besteld en afgeno­men door eindgebruikers, wat de kosten decentraal beïnvloedbaar maakt. 

Geen wonder dat veel organisaties worden overdonderd door de oplopende hoogte van de rekeningen. Deze zogenaamde cloud bill shock ontstaat als het ontbreekt aan een goed proces waarmee de kosten gecontro­leerd kunnen worden. Juist het woud aan keuzeopties vraagt om meer dan een spreadsheet of een declaratieformulier. Organisaties die een veelheid aan cloud­-services afnemen, ontkomen er niet aan om toe te werken naar een nieuwe finan­ciële verantwoording, waarbij patroon­herkenning en het vermogen om de kosten te beïnvloeden een belangrijke rol spelen. 

Een nieuwe kosten-batenstructuur 

Traditioneel worden alle indirecte kosten voor IT opgeteld en uitgedrukt in de total cost of ownership (TCO) als percentage van de omzet. Wanneer technologie econo­mische waarde genereert, dan kunnen de kosten daarvan worden toegewezen aan een digitaal product. Met directe kosten gaat het niet meer om TCO, maar om cost of goods sold (COGS). Hierbij spelen andere bedrijfseconomische afwegingen een rol. Wanneer de business door meer geld te spenderen aan clouddiensten bijvoorbeeld een product sneller naar de markt kan brengen, marktaandeel kan winnen of de omzet per klant kan verhogen, kan een verhoging van de uitgaven gerechtvaardigd zijn. Als een bedrijf de snelheid op peil wil houden, is het aan de business om hierover zorgvuldig afgewogen beslissingen te nemen. Maar dan moet de business wel beschikken over een goed inzicht in de totale kosten aan clouddiensten. 

Cloud kan niet zonder FinOps 

Wat Giarte betreft wordt het tijd voor Cloud Financial Operations, kortweg FinOps. Het doel van FinOps is om decentraal de economische eindverantwoordelijkheid te borgen voor de balans tussen snelheid, kosten en kwaliteit. Binnen FinOps werken financiën, technologie en de business nauw samen om grip te krijgen op de uit­gaven, om onnodige kosten te vermijden en om verwachte economisch geldelijke voordelen te bewaken. Uitgangspunt voor FinOps is realtime monitoring, zodat het inzicht in de kosten steeds actueel en betrouwbaar is. Dat maakt niet alleen het beïnvloeden van de kosten gemakkelijker, het is dan ook beter mogelijk om de kosten snel te alloceren of door te belasten, zodat de budgetbewaking van projecten en pro­cessen betrouwbaarder wordt. Daarmee kunnen businessmanagers, agile teams en hun businesscontrollers effectief de kosten managen. 

Met realtime monitoring (het volgen van kosten) komt ook realtime analytics (het analyseren van kosten) binnen handbereik. In grote organisaties is het essentieel om zicht te houden op bijvoorbeeld afwijkingen in patronen en afgenomen maar niet goed benutte diensten. Het helpt de teams ook bij het vergelijken van de tarieven van (en het bedingen van kortingen bij) de aanbieders. Niet alleen de business, maar ook het cloud aanbod wijzigt immers doorlopend. 

Aegon: gewone kosten en bijzondere kosten

Verzekeraar Aegon maakt intensief gebruik van Sales-force Classic en wilde overstappen op Salesforce Lightning, een nieuwe, uitgebreidere versie. De contactcenter-applicatie (die in gebruik is bij zo’n 1.500 Nederlandse klantcontactmedewerkers) is geïntegreerd in Salesforce en een upgrade van de CRM-applicatie zou een nieuwe en prijzige integratie opleveren. Aegon-telefoniespecialist Fred de Hoop had begrepen dat Amazon Connect gelanceerd was, een cloudgebaseerde contactcenter-oplossing uit het ecosysteem van Amazon Web Services. De Hoop trok zijn creditcard, betaalde een cent en had direct online toegang tot een gratis versie van Amazon Connect. “Een half uur later had ik een werkend contact-center op mijn scherm staan. Ik had een telefoonnummer dat ik kon bellen vanaf mijn smartphone, en ik kon de call beantwoorden via de softphone in mijn browser”, zegt hij in een interview op Ziptone2. Bovendien had hij het, met wat hulp en een proefaccount van Salesforce, binnen twee uur voor elkaar dat de softphone van Amazon Connect in de interface van Salesforce was geplaatst, inclusief computer/telefonie-integratie. Bij Amazon Connect reken je af per minuut aan gespreksduur, volgen een schema dat online te vinden is. Op basis van historische data kan het contactcenter vrij nauwkeurig inschatten wat de oplossing per maand gaat kosten, onverwachte pieken in het telefoonverkeer natuurlijk uitgezonderd. Aegon weet daardoor ook dat er ieder jaar erg veel geld kan worden bespaard met Amazon Connect. Maar het bedrijf heeft inmiddels ook gezien dat bij data- intensieve Amazon Connect-services, zoals analytics, de kosten zeer snel oplopen. Daarnaast wijst De Hoop in het interview erop dat wanneer ‘telefonie’ een cloud-gebaseerde voice-applicatie wordt, de telefonie-afdeling een integraal onderdeel van de IT-organisatie moet worden. Dat betekent dat het telefoniedomein te maken krijgt met IT-governance. Dat verklaart waarom tussen de allereerste kennis making met Amazon Connect en de eerste Proof of Concept ongeveer een jaar zat. Daarna had IT nog een jaar nodig om goedkeuring te krijgen en de feitelijke migratie voor te bereiden. Het resultaat is wel dat Aegon wereldwijd overstapt naar Amazon Connect als onderdeel van de cloud-first-strategie.

2. Aegon stapt over op Amazon Connect - Ziptone.nl

FinOps: sturen op waarde
Door FinOps in te richten, kunnen teams aan de slag met doorlopende sturing op waarde. De vraag is echter wie FinOps moet inrichten en wat er moet gebeuren binnen de financiële functie van de IT­afdeling. Naarmate organisaties drukker zijn met programma’s rond cloudmigratie is FinOps harder nodig, maar zal er ook weinig tijd zijn: de meeste aandacht gaat immers uit naar de migratie zelf en naar security. CIO’s en businessmanagers zouden zich echter juist in deze fase moeten voorberei­den op de nieuwe situatie waarin de busi­ness rechtstreeks zaken kan doen in de cloud met verstrekkende financiële gevol­gen. Een van de stappen die in ieder geval gezet kan worden, is het inrichten van een Cloud Centre of Excellence (CCoE). Regeren is vooruitzien: tijdig optuigen van FinOps is Chefsache voor wie wil vermijden dat een succesvolle digitale transformatie uitmondt in een financieel debacle.

DOOR FINOPS IN TE RICHTEN, KUNNEN TEAMS AAN DE SLAG MET DOORLOPENDE STURING OP WAARDE

De belangrijkste KPI: spend leakage

De belangrijkste KPI voor de reis naar de cloud is spend leakage: de mate waarin onnodige kosten worden gemaakt in publieke cloudomgevingen, ofwel waar geld weglekt door het keuzegedrag van ontwikkelaars. Een klant kan een IT­bedrijf belonen als spend leakage stelselmatig wordt verlaagd (met een score van 100 tot 0), bijvoorbeeld door het geven van actie­gerichte inzichten die voor de gewenste gedragsverandering bij ontwikkelaars zorgen. Het IT­bedrijf is immers verant­woordelijk voor het aan de DevOps­teams verschaffen van inzicht in kosten. Dat kan het best met showbacks. Bij chargebacks worden facturen gestuurd, wat de admini­stratieve lastendruk verhoogt. Bij show­backs worden de gemaakte kosten samen doorgenomen, zodat de teams inzicht krijgen in de financiële impact van de keuzes die ze maken. Dit stelt ze in staat de onnodige kosten te vermijden en de gewone kosten te verlagen. 

In de ITX Monitor hebben we dit jaar een nieuwe rol voor IT-bedrijven geïntroduceerd: Technology & Business Transformation. Hierbij draait het om de dienstverlening waarbij cloud wordt gebruikt als het toekomstige operating model en niet als een statische bestemming voor het huidige applicatielandschap (lift-and-shift). Voor meer informatie over deze rol, kijk op IT-bedrijven, rollen en diensten.