Stedin heeft te maken met een grootscheeps veranderproces. Allereerst is er de digitale transformatie, een randvoorwaarde om slagvaardiger de tweede fase – de transformatie van de business zelf – in te kunnen gaan. In de eerste fase zijn zo’n vierhonderd applicaties van het eigen datacenter naar de hybride cloud gemigreerd. Met een gemoderniseerd applicatielandschap kan Stedin slagvaardiger acteren in de energietransitie, het derde facet van het veranderproces waar de netbeheerder mee te maken heeft. 

De manier waarop Stedin de eerste twee stappen doorloopt, is opmerkelijk in de wereld van IT-outsourcing. Om te beginnen heeft Stedin de uitbesteding van de IT-infrastructuur en het applicatiebeheer via een best value procurement-procedure in de markt gezet. Daarna is met de nieuwe partner Sentia een zogenaamd Vested contract afgesloten. En tot slot werkt Stedin aan de hand van agile principes. 

Stedin, Sentia en het Vested-contract 

Over het ​‘Vested contract’ dat Stedin en Sentia samen hebben afgesloten op het gebied van IT-dienstverlening, is al veel geschreven. In deze case gaan we daarom vooral in op de ervaring die Stedin heeft opgedaan op het gebied van innoveren binnen de Vested-constructie. Maar eerst nog even terug naar het begin: waarom is gekozen voor die Vested-aanpak? 

Hans Peter Andriesse, binnen Stedin verantwoordelijk voor een aantal platformen, was nauw betrokken bij de start van de samenwerking met Sentia. Hij geeft aan dat Vested een logisch vervolg is op de best value-aanpak die Stedin heeft gehanteerd bij de Europese aanbesteding, gestart in 2018. Die aanbesteding omvatte drie onderdelen: een cloud-readiness scan, de opzet van een regieorganisatie en de migratie en het beheer van het nieuwe applicatielandschap. 

Andriesse licht de keuzes nog een keer kort toe: ​“Bij best value staat het toevoegen van waarde centraal en krijgt de IT-dienstverlener relatief veel ruimte om het ​‘hoe’ in te vullen. Bij Vested staat de win-win voorop: beide partijen moeten baat hebben bij de samenwerking. Er wordt volledig transparant gewerkt op basis van de kostprijs en in het allereerste stadium van de samenwerking worden kaders vastgesteld wanneer de partner welke marges mag rekenen. Op deze manier worden alleen positieve uitkomsten ​‘beloond’.”

Langdurige samenwerking draagt bij aan continuïteit 

De stakeholders van Stedin rekenen de netbeheerder af op de continuïteit en de betrouwbaarheid van de dienstverlening. Er is Stedin dus veel aan gelegen om die elementen terug te laten komen in de aard van de samenwerkingsrelatie met de IT-partner. Andriesse: ​“Ook voor onze raad van bestuur was Vested nieuw. Stedin erkent daarnaast dat de energietransitie veel onzekere elementen bevat. Er valt dus weinig in beton te gieten, zeker als je voor een langere tijd wilt gaan samenwerken. Bij de gunning is afgesproken dat beide partijen minimaal vier jaar gaan samenwerken en maximaal vijftien jaar. Een Vested contract is een logische keuze als continuïteit en betrouwbaarheid voorop staan: er wordt nauw samengewerkt op basis van een uitgebreide afsprakenset die vooral kaders biedt en over samenwerken en communicatie gaat, en niet primair over technologie. Als uitbestedende organisatie ben je bovendien geen expert; als je desondanks te veel technische details voorschrijft, zet je de IT-dienstverlener in ieder geval niet in zijn kracht. Tegelijkertijd is Vested een goede manier om het gemeenschappelijk belang te waarborgen. Daarnaast hangt het omarmen van Vested door de raad van bestuur wellicht ook samen met de Rotterdamse werkcultuur: we moeten dit gewoon samen gaan doen – dus niet eerst met een batterij juristen komen.” 

Andriesse noemt ​‘Vested’ een verzameling van ​‘goede bedoelingen’. Daarmee kun je niet zomaar aan de slag. Stedin en Sentia hebben na mei 2018 een half jaar uitgetrokken om elkaar te leren kennen en met de Vested principes (zie kader) te leren werken. 

Hoe heeft Vested bijgedragen aan de migratie? 

Stedin heeft zoals gezegd in de eerste fase samen met Sentia het applicatielandschap gerationaliseerd. Het overgrote deel van de vierhonderd applicaties is naar de publieke of private cloud gegaan en een deel is ​‘uitgezet’. In dit traject heeft de win-winbenadering een belangrijke rol gespeeld. Stedin heeft een cloud-tenzij-strategie, maar bij bepaalde applicaties (zoals de Oracle suite) was het financieel gunstiger om ze onder te brengen in de Sentia-cloud in plaats van in de leverancierscloud. Dat betekende wel dat Sentia versneld moest investeren in competenties rond deze specifieke software (Oracle suite). Gesprekken over dit soort tussentijdse ​‘tegenvallers’ gaan beter omdat beide partners op voorhand intensief hebben geïnvesteerd in het samenwerken en de communicatie; dat zorgt voor een snellere besluitvorming, vindt Andriesse. Daarnaast zorgt alle expliciete aandacht voor de samenwerking ook voor duidelijkheid over de onderlinge verhoudingen en waar je elkaar in de samenwerking op kunt aanspreken: ​‘dit hadden we niet afgesproken – we zouden elkaar laten uitpraten’. ​“Technologie blijft een relatief lastig ding en cloud is nog een factor lastiger dan traditionele IT”, aldus Andriessen. ​“Bij Vested is kennisdelen veel meer van belang. Het helpt bijvoorbeeld ook als een cloudexpert tijdig aan ons uitlegt wat een ​‘landingzone’ is.” 

Vested helpt bij versnelling 

Toch is vergeleken met de tweede fase (de digitale transformatie van Stedin) het moderniseren, flexibiliseren en wendbaarder maken van het IT-landschap eigenlijk kinderspel, vindt Andriesse: ​“Je pakt applicaties op en brengt ze van je eigen datacenter naar de cloud. De digitale transformatie is veel minder grijpbaar.” Na de migratie van alle applicaties, waarvan Stedin achteraf stelt dat die binnen tijd (twee jaar) en budget is gehaald, beschikt Stedin nu over een applicatielandschap dat vernieuwen, experimenteren en innoveren optimaal faciliteert. De organisatie beschikt nu bijvoorbeeld over playground-omgevingen waar kan worden geëxperimenteerd met het nieuwe datalake of het testen van nieuwe rekenmethodes. ​“We worden steeds meer een databedrijf”, stelt Andriesse vast. 

Als Stedin nu een nieuwe applicatie live wil zetten, is dat een kwestie van dagen in plaats van maanden. Stedin kan bovendien veel sneller opschalen, al is het maar voor een periode van bijvoorbeeld twee weken, zonder dat dat meteen tonnen kost. ​“Er bestaan ook cloudcontracten waarbij je dan meteen een half jaar servicekosten kwijt bent; met het kostprijsplus-model hebben we hier geen last van”, aldus Andriesse. Er hoeft namelijk niet steeds opnieuw te worden onderhandeld over tarieven en het is vooraf duidelijk wanneer en hoe de marge (in staffels van 17%) wordt gehanteerd. 

Samen innoveren: nieuwe vragen 

Stedin en Sentia leren in deze tweede fase ook dat het vinden van een win-win als het gaat om innoveren, best lastig is. Het opbouwen van heel specifieke nieuwe ontwikkelcapaciteit bij je IT-partner is bijvoorbeeld zo’n lastig vraagstuk. Hebben beide partners daarvoor voldoende competenties in huis of evenveel tijd om nieuwe dingen te leren? En zijn ze ook bereid én in staat om hierbij allebei even snel te gaan? Of moet je op bepaalde terreinen constateren dat je een derde partij inschakelt die voor voldoende snelheid kan zorgen? Ook de mate waarin agile teams dedicated beschikbaar zijn om zo gemakkelijker domeinkennis te kunnen opbouwen, speelt mee. Hier raken de middellangetermijnstrategieën van beide organisaties elkaar. In Vested worden de doelen van beide organisaties aan elkaar gekoppeld, maar dat zorgt dus ook zo en dan voor nieuwe uitdagingen. Met Vested als solide basis voor de relatie en communicatie kunnen beide partners in ieder geval zonder aarzeling en in alle openheid het gesprek met elkaar aangaan.